La gestion d’un programme d’avantages pour les employés peut vite devenir chronophage pour votre équipe RH, sans compter les coûts financiers que cela occasionne. L’externalisation de ces tâches peut être une solution viable, vous garantissant un gain de temps et permettant de vous consacrer à d’autres missions. Si vous envisagez d’outsourcer vos Benefits, suivez ces 5 étapes pour assurer la réussite du dispositif.
1- Evaluer les facteurs internes
L’analyse préalable du cadre de mise en œuvre de l’outsourcing est fondamentale. Afin de cerner les possibilités qui s’offrent à vous, faites le point sur les moyens et les réels besoins de l’entreprise, ainsi que son fonctionnement interne et les compétences disponibles. Il convient d’orienter votre réflexion selon 4 axes :
– votre équipe RH a-t-elle les capacités et le temps pour traiter les demandes des employés comme un service client ?
– en fonction de vos objectifs stratégiques, quelles sont les tâches à prioriser au sein du service RH ?
– le dispositif informatique de l’entreprise nécessite-t-il un investissement complémentaire ?
– le service comptabilité peut-il gérer de multiples factures mensuelles de Benefits ou préfère-t-il n’avoir à régler qu’une facture émanant d’un seul fournisseur ?
2- Choisir ce que vous allez outsourcer
En fonction de cet état des lieux, vous pourrez définir les modalités concrètes de l’externalisation de la gestion des Benefits. Effectuez un audit auprès de votre équipe RH pour déterminer avec elle ce qu’il est envisageable, voire indispensable d’outsourcer au regard de l’expertise de chacun. Vous établirez ainsi les contours du projet, ainsi que la répartition entre les tâches à déléguer en externe et celles qui s’effectueront dans l’entreprise.
3- Réfléchir à la réorganisation de votre équipe
Le recours à l’outsourcing des Benefits implique une restructuration organisationnelle du pôle RH. Si l’essentiel du processus sera pris en charge par le prestataire que vous aurez choisi, il vous faudra néanmoins superviser et assurer le suivi du travail réalisé en externe. Le service RH devra également continuer à évaluer et à communiquer le programme d’avantages institué par l’entreprise.
En parallèle, l’outsourcing contribuera à l’allègement des tâches administratives liées à la gestion des Benefits. Cela permettra à votre équipe RH de se focaliser sur des missions stratégiques essentielles, comme le recrutement du personnel, l’onboarding des nouvelles recrues ou la fidélisation des employés.
4- Sélectionner le partenaire
Une fois le processus de l’outsourcing et vos besoins cernés, établissez un tableau de bord des objectifs du programme d’avantages et du type de Benefits que vous souhaitez offrir aux employés. Avant de rencontrer des partenaires potentiels, prenez des conseils auprès d’entreprises ayant mis en œuvre ce dispositif, afin d’en évaluer l’efficacité et tirer parti de leur expérience. Que faire ensuite ? Trouver le partenaire adéquat en comparant les offres et services de plusieurs prestataires, notamment :
– le service client offert ;
– l’étendue du programme de Benefits ;
– les possibilités de personnalisation des prestations ;
– la praticité de la technologie ;
– les coûts de revient.
5- Implémenter le projet
Pour qu’elle soit fructueuse, la collaboration avec votre prestataire devra reposer sur la confiance. Pour consolider ce partenariat et le rendre pérenne, votre équipe RH aura pour rôle de mettre en valeur le programme d’avantages proposé au personnel (http://bit.ly/2HUupuO). Elle devra déployer une stratégie de communication adaptée à chaque profil d’employé, en diversifiant les modes d’information : e-mails, réunions, affichages, etc.
L’outsourcing des Benefits est ainsi un réel atout pour une entreprise. Il permet de recentrer le travail du service RH sur ses missions prioritaires. Il contribue également à améliorer l’expérience des employés et l’image de l’employeur.
