La pandémie de Covid-19 a bousculé les habitudes professionnelles les plus ancrées. Longtemps boudé par les entreprises, le télétravail s’est avéré une aubaine à tout point de vue, en se soldant par une meilleure productivité et une plus grande satisfaction des employés, voire une diminution des charges des employeurs n’ayant plus à louer de bureaux. Autant dire que le home office a de beaux jours devant lui. Mais les collaborateurs ont dû s’adapter à cette nouvelle tendance, en particulier pour leurs réunions d’équipe. Quelles règles prendre en considération pour réaliser des brainstormings à distance tout aussi efficaces qu’en présentiel?
1) Cerner clairement les enjeux du brainstorming
Pour réussir un brainstorming à distance, tu dois d’abord établir avec précision les objectifs et résultats visés, comme tu le ferais pour un brainstorming classique. Veille à ce que le sujet en vale suffisamment la peine pour mobiliser des employés simultanément, par écran interposé. Organise tes séances de groupe uniquement si celles-ci sont justifiées par la nécessité d’une réflexion commune devant conduire à un consensus ou des propositions, tels que l’élaboration de stratégies pour conquérir de nouveaux clients. Car pour que ta séance de groupe fonctionne, il ne s’agit pas de convoquer des collaborateurs pour des questions secondaires qui pourraient se régler par un simple échange de mails. Tu enverrais d’emblée un mauvais signal à ton équipe concernant l’importance des brainstormings à distance et tu t’en mordrais les doigts pour tes futures sessions connectées.
2) Choisir avec soin les participants
L’efficacité de ta séance repose sur une donnée simple: la sélection minutieuse des participants et la présence de décideurs, influenceurs ou experts. Les collaborateurs retenus doivent sentir qu’ils ont une véritable utilité et un rôle à jouer durant le brainstorming. C’est d’ailleurs la condition sine qua non pour t’assurer leur engagement et un travail réellement fructueux. Sinon, tu risques de voir tes collègues se désinvestir dès les premières minutes de ta session de groupe et faire d’autres tâches en parallèle.
3) Opter pour des outils numériques faciles d’accès
A tout bon brainstorming correspondent des outils numériques adaptés. Il ne faut surtout pas qu’ils handicapent tes collaborateurs et entravent leur spontanéité. Les outils utilisés n’ont pas besoin d’être sophistiqués. Tu peux bien sûr proposer Mural ou Figma, mais Google Slides fonctionne aussi très bien pour l’interactivité entre les participants. Très ergonomiques et adaptés au travail en équipe, ces outils permettent facilement le partage de commentaires et d’idées. Tu peux même préparer un document à l’avance en attribuant à chaque participant un espace spécifique pour noter ses idées, qu’il s’agisse d’une colonne dans un Excel partagé, de post-it numériques sur Mural ou même de sa propre diapositive dans Google Slides.
4) Prévoir une phase préparatoire de solo brainstorming
Tes collègues seront plus efficaces s’ils peuvent réfléchir au préalable sur le sujet du brainstorming. Cela implique de leur faire parvenir à l’avance toutes les informations indispensables à la préparation de la séance, sous forme de fichiers numériques ou grâce à l’accès à des plateformes collaboratives. Pour ce travail préparatoire, laisse à tes collaborateurs le maximum de latitude en leur proposant différentes modalités de réflexion: espace privé où lister ses idées, fil de discussion en ligne pour échanger entre participants, document partagé où déposer ses questions, etc. Cette phase de solo brainstorming permettra non seulement de vérifier que tous les paramètres de partage fonctionnent parfaitement, mais te garantira surtout un démarrage bien plus créatif de la séance.
5) Rendre la séance attractive
Quand on effectue un brainstorming par vidéoconférence, il est important d’apporter une bonne dose d’enthousiasme pour compenser la distance créée par les écrans. Demande à tes participants de laisser leurs webcams allumées et leurs micros éteints, sauf lorsqu’ils parlent. Le partage d’écran peut être un moyen de créer une interactivité entre les personnes présentes, en donnant une visibilité aux différents interlocuteurs. Si tu leur attribues une mission précise, tu pourras mieux te concentrer sur les échanges et tes collègues resteront engagés pendant tout le brainstorming, à condition de diversifier l’attribution des rôles au fil des séances. Désigne par exemple un preneur de notes, pour mutualiser les informations, et un maître du temps, chargé de surveiller le timing.
6) Différer la synthèse générale
La synthèse instantanée est l’ennemi juré de tout brainstorming en vidéoconférence. Elle est idéale pour plomber la motivation des collègues, surtout en fin de séance lorsque tout le monde a donné le meilleur de soi et a l’esprit complètement saturé. Effectue plutôt cette étape individuellement, à tête reposée. Cela t’aidera à prendre du recul par rapport au travail d’équipe réalisé et à dresser un bilan plus constructif. Et pourquoi ne pas demander aux participants de soumettre les nouvelles suggestions susceptibles de leur venir à l’esprit suite à cette session ? Envoie ensuite le récapitulatif final par e-mail ou messagerie interne – sans oublier de remercier ton équipe pour son investissement et ses idées.
