Das Managen eines Angestellten-Vergütungsprogramms kann für die Personalleitung schnell zu einer zeitraubenden Tätigkeit werden, und auch finanziell kann ein solches Konzept nachteilig sein. Die Auslagerung einer solcher Aufgabe kann eine sinnvolle Lösung darstellen, die Ihnen ein Plus an Zeit verschafft, das Sie in andere Prozesse investieren können. Wenn Sie Ihre Benefits erfolgreich outsourcen möchten, sollten Sie diese 5 Schritte befolgen.
1. Interne Faktoren evaluieren
Eine eingehende Vorab-Analyse ist ein absolutes Muss, wenn Sie ein Outsourcing planen. Um sich einen Überblick über Ihre Möglichkeiten zu verschaffen, sollten Sie eine Bilanz bezüglich der Mittel und Bedürfnisse des Unternehmens ziehen und auch interne Abläufe sowie verfügbare Kompetenzen beachten. Orientieren Sie sich dabei an den folgenden 4 strategischen Punkten:
– Ist Ihre Personalleitung zeitlich und personell dazu in der Lage, die Anfragen von Mitarbeitern wie ein Kundenservice zu bearbeiten?
– Welche Aufgaben sind in Bezug auf Ihre strategischen Ziele im Bereich der Personalleitung von Bedeutung?
– Benötigt Ihr Informationssystem innerhalb des Unternehmens zusätzliche Investitionen?
– Kann Ihre Buchhaltung verschiedene monatliche Benefits-Rechnungen managen oder bevorzugt sie es, nur eine einzige Rechnung von einem einzelnen Anbieter zu verwalten?
2. Entscheiden Sie, was genau Sie outsourcen möchten
Definieren Sie zunächst die genauen Modalitäten des Outsourcings Ihres Benefit-Programms. Führen Sie eine Prüfung mit Ihrem HR-Team durch, um gemeinsam festzulegen, was möglicherweise ausgelagert werden kann oder sogar muss, indem Sie das Fachwissen der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen. So können Sie die Grundrisse Ihres Projekts entwickeln und außerdem festlegen, welche Aufgaben extern verteilt werden können und welche weiterhin firmenintern behandelt werden sollten.
3. Ziehen Sie eine Umstrukturierung Ihres Teams in Betracht
Ein Outsourcing Ihres Vergütungsprogramms bringt eine mögliche Umstrukturierung Ihres HR-Teams mit sich. Wenn der wesentliche Prozess der Benefits nun von einem externen Anbieter durchgeführt wird, sollten Sie nichtsdestotrotz weiterhin die Vorgänge überwachen und für einen flüssigen Lauf der Dinge sorgen. Die Personalabteilung sollte ebenfalls wie bisher das Vergütungsangebot des Unternehmens evaluieren und den Angestellten kommunizieren.
Gleichzeitig wird das Outsourcing zu einer Erleichterung der mit den Benefits verknüpften Verwaltungsaufgaben führen. Dadurch kann sich Ihre HR-Leitung wieder mehr auf essenzielle strategische Aufgaben wie Personalbeschaffung, Onboarding neuer Mitarbeiter oder Personalbindung konzentrieren.
4. Wählen Sie Ihren Partner
Haben Sie erst einmal Ihren Outsourcing-Prozess und Ihre Bedürfnisse abgeschätzt, ist es an der Zeit, die Ziele Ihres Vergütungsprogramms und die Arten von Benefits, die Sie Ihren Angestellten anbieten möchten, festzulegen. Bevor Sie potenzielle Partner treffen, nehmen Sie Ratschläge von Unternehmen an, die eine Auslagerung Ihres Benefit-Programms bereits durchgeführt haben, um mehr über die Effizienz einzelner Schritte zu erfahren und aus Erfahrungen zu lernen. Und dann? Suchen Sie sich einen passenden Partner, indem Sie die Angebote und Services verschiedener Anbieter vergleichen, insbesondere:
– Kundenservice,
– Umfang des Benefit-Programms,
– Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Leistungen,
– Zweckmäßigkeit der Technologie,
– Selbstkostenpreise.
5. Das Projekt umsetzen
Die gelungene Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem ausgewählten Anbieter sollte auf gegenseitigem Vertrauen beruhen.
Um die Partnerschaft zu stärken und eine langfristige Beziehung zu garantieren, liegt es an Ihrer Personalabteilung, den Mitarbeitern das Vergütungsprogramm zu vermitteln (http://bit.ly/2KV5Cbb). Es muss eine passende Kommunikationsstrategie für die verschiedenen Angestellten-Profile entwickelt und auch Informationswege sollten abwechslungsreich gestaltet werden: E-Mails, Versammlungen, Aushänge, etc.
Das Outsourcing der Benefits kann ein echter Vorteil für jedes Unternehmen werden. Durch eine Verlagerung des Vergütungsprogramms können HR-Abteilungen andere wichtige Aufgaben erledigen. Außerdem entsteht so bei den Beschäftigten eine angenehme Erfahrung und es wird ein positives Bild des Arbeitgebers vermittelt.
