Die Zeit vergeht, der Aktenstapel auf dem Schreibtisch will einfach nicht kleiner werden und an eine Pause ist gar nicht erst zu denken… Genau dieses Alptraumszenario würden wir alle gern vermeiden, doch den meisten Beschäftigten ist es schon einmal so ergangen. Tatsächlich schaffen es 89% der Angestellten nicht, ihren Tagesplan zu bewältigen und erledigen nur die Hälfte der vorgesehenen Aufgaben. Aber keine Panik: Unsere 6 Tipps helfen dir dabei, deine Produktivität und Organisation im Job zu verbessern.
Priorisiere Aufgaben, die sich rentieren
Zuerst ein wenig Mathematik: Das Pareto-Prinzip besagt, dass nur 20% der aufgewandten Arbeit zu 80% der Ergebnisse führen. Dies verdeutlicht, wie wichtig es ist, deine täglichen Aufgaben mit Sorgfalt festzulegen. Du entscheidest, welche Aufträge Priorität haben und besonders lohnenswert in puncto Arbeitsaufwand sind. Ganz oben auf der Liste solltest du natürlich dringende Angelegenheiten platzieren, die nicht mehr aufgeschoben werden dürfen. Reserviere aber auch Zeit für wichtige Akten, die weniger Zeit in Anspruch nehmen, und dir das Gefühl geben, das sich alle Beschäftigten zum Feierabend wünschen: am Ende des Tages etwas geschafft zu haben. Kleiner Tipp mit grosser Wirkung: Denke daran, stets ein Zeitfenster für unvorhergesehene Ereignisse freizuhalten, die jede noch so sorgfältig durchdachte Tagesplanung durcheinanderbringen.
Plane einen angemessenen Arbeitsaufwand ein
Laut dem Psychologen Roy Baumeister wird jeder Mensch pro Tag mit etwa 150 Aufgaben konfrontiert. Seien wir realistisch: Diese Herausforderung lässt sich weder im Büro noch im Homeoffice bezwingen, ganz egal, wie viel Einsatz wir zeigen. Die Zahlen liefern den Beweis: Eine Studie von iDoneThis, einem Spezialisten in puncto Produktivität, zeigt, dass wir 41% der Projekte auf unseren To-do-Listen nicht in der vorgesehen Zeit erledigen. Hier kommt das 1-3-5-Prinzip ins Spiel – es hilft dir dabei, erreichbare Ziele zu definieren. Dein Terminplan sollte eine Hauptaufgabe enthalten, die viel Zeit verlangt, 3 weniger zeitintensive Basisaufgaben und 5 schnelle, nicht-vorrangige Aufgaben. Dieses Pensum entspricht dem Aufwand, den eine einzelne Person an ihrem Arbeitstag realistisch aufbringen kann.
Nutze einen Aufgabenplaner
Auch Beschäftigte, die sich im Homeoffice befinden, können ihre Arbeitszeiteinteilung mit einem digitalen Kalender ungemein vereinfachen. Google Keep, Evernote oder Todoist helfen dabei, die anstehende Arbeit täglich zu erfassen und einen Überblick über die Woche zu erhalten. Planer sind der Eckpfeiler jeder guten Organisation und sorgen dafür, dass du nichts vergisst. Auch eine To-do-Liste in Papierform hat ihre Vorteile: Du hast sie stets zur Hand und kannst erledigte Pflichten feierlich durchstreichen. So siehst du in Echtzeit, wie effizient du bist oder kannst deine Motivation ankurbeln, falls noch Luft nach oben ist.
Verstehe, welche Kompetenzen du mobilisieren musst
Zerstreuung ist absolutes Gift für unser Gehirn – um es nicht zu schnell zu erschöpfen, solltest du vermeiden, gleichzeitig Aufgaben anzugehen, bei denen unterschiedliche Kompetenzen auf einmal mobilisiert werden müssen. Es ist sinnvoller, Aufträge in einem Zeitfenster zusammenzulegen, die ähnliche Kapazitäten abverlangen. Auf diese Weise werden deine Arbeitsabläufe schneller und flüssiger.
Evaluiere dein Produktivitätspotential
Es gibt so viele Faktoren, die unsere Effizienz im Job beeinflussen, dass es oft schwierig ist, festzustellen, zu welcher Tageszeit wir die beste Leistung zeigen. Wir alle haben Höchstphasen in puncto Energie und Vitalität, die im Durchschnitt etwa 90 Minuten anhalten – dies nennt man den ultradianen Rhythmus. Einige zeigen am Morgen volle Power, andere kommen nach der Mittagspause oder dem Nachmittagskaffee in Schwung. Zögere nicht, deine persönlichen Erfahrungen zu nutzen, um dein Leistungspotential zu evaluieren und dich nicht zu überlasten. So erkennst du die produktiven Hoch- und Tiefphasen, die dir deine innere Uhr diktiert, und kannst deine Aufgaben nach Komplexität sortieren.
Lerne, dich besser zu konzentrieren
Eine hohe Konzentrationsfähigkeit macht dich schneller und effizienter. Verbanne alle Ablenkungsquellen, die dich von der Arbeit abhalten. Folge dem Beispiel von Twitter-Chef Jack Dorsey und erstelle eine «To-don’t-Liste», um konzentriert zu bleiben. Hier listest du all die Dinge auf, die du nicht tun solltest, wie private E-Mails schreiben, auf Social Media surfen, ans Telefon gehen, wenn die redselige Schwiegermutter anruft etc. Wie wäre es stattdessen mit Instrumentalmusik? Verschiedene Studien belegen, dass sie unser Konzentrationsvermögen boostet.
