Arbeitsmeetings mit der Chefin oder dem Chef stehen bei Beschäftigten nicht besonders hoch im Kurs – es führt jedoch kein Weg an den unliebsamen Sitzungen vorbei! Für den reibungslosen Ablauf von Projekten und eine gelungene Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teammitgliedern sind die Treffen absolut notwendig. Das Problem: Oft wird Vorgesetzten die gesamte Verantwortung überlassen, obwohl auch Angestellte dazu beitragen können, dass eine Besprechung erfolgreich vonstattengeht. Mithilfe der folgenden 6 Tipps bringst du dein nächstes Meeting einwandfrei über die Bühne.
1- Eine klare Tagesordnung festlegen
Wenn du keinerlei Vorarbeit leistest, besteht die Gefahr, dass dein Gespräch ziemlich schnell beendet ist – Unzufriedenheit auf beiden Seiten inklusive. Ohne gründliche Vorbereitung ist eine Besprechung bereits im Voraus zum Scheitern verurteilt. Das Ziel eurer Zusammenkunft sowie relevante Themen, die du anschneiden möchtest, sollten unmissverständlich definiert werden. Dein Management hat das Meeting anberaumt? Zögere nicht, dich zu erkundigen, welche Punkte auf dem Programm stehen werden – so hast du Gelegenheit, dich besser zu organisieren, die notwendigen Dokumente mitzubringen und dir bereits vorab ein paar Gedanken zu machen. Falls du das Treffen initiiert hast, solltest du deinen Vorgesetzten eine übersichtliche Zusammenfassung deiner Tagesordnung schicken.
2- Bilanz zu aktuellen Projekten ziehen
Für ein gelungenes One-on-One ist es wichtig, dein Gegenüber über Projekte, bisherige Ergebnisse, Verspätungen oder etwaige Kursänderungen aufgrund von Kundenwünschen zu informieren. Hier solltest du dich nicht in Details verlieren, sonst bleibt weniger Zeit für Aspekte, die besonders gründlich angegangen werden müssen.
3- Probleme ansprechen
Im Dialog mit deiner Chefin oder deinem Chef hast du die Möglichkeit, Probleme anzusprechen, auf die du beim Managen bestimmter Akten stösst. Kritik zu üben gelingt natürlich nur, wenn du dich genügend vorbereitest. Noch vor dem Termin solltest du die Schwierigkeiten ausmachen, die dir bei der Projektbearbeitung begegnen; beispielsweise zähe Verwaltungsschritte zwischen verschiedenen Abteilungen oder mangelnde Kundenbetreuung. So kannst du das Meeting nutzen, um Vorschläge zu erbitten und diese Komplikationen zu beheben. Deine Vorgesetzten sind auf die Zufriedenheit ihrer Beschäftigten und einen reibungslosen Betriebsablauf bedacht – sie werden bemüht sein, deine Fragen zu beantworten oder ihnen einen Platz auf ihrer To-do-Liste einräumen. Beweise ausserdem, dass du proaktiv bist, indem du selbst Anregungen äusserst. Beidseitige Rücksprache ermöglicht es, interne Missstände gezielt in Angriff zu nehmen.
4- An den Zeitplan halten
Ein Problem bei Sitzungen mit Führungskräften ist der oft nur knapp bemessene Zeitraum, der euch zur Verfügung steht, schliesslich habt ihr zahlreiche Aufgaben und weitere Meetings im Kalender. Kein Wunder also, dass hier eine top Organisation und akribische Vorbereitung gefragt sind – nur so kannst du Abschweifungen verhindern und dich auf das Wesentliche konzentrieren. Bei unvorhergesehenen Ereignissen ist es besser, die Besprechung zu verschieben, anstatt auf ein unproduktives Treffen zu bestehen, das ohnehin ein weiteres nach sich ziehen würde.
5- Engagement im Job beweisen
Sitzungen mit deinen Vorgesetzten sind eine tolle Gelegenheit, um ihnen deine Motivation und Ambitionen zu zeigen. Dich interessiert ein anderes Tätigkeitsfeld im Unternehmen oder du wünschst dir mehr Verantwortung? Lasse deine Ziele im Laufe der Unterhaltung durchblicken. Dein Gegenüber kann dir Weiterbildungen empfehlen oder ein Treffen mit der Teamleitung eines anderen Departments vermitteln. Dir ist das verlangte Arbeitstempo zu hoch? Nutze die Chance, um dies deine Chefin oder deinen Chef wissen zu lassen – natürlich mit Fingerspitzengefühl, um niemanden zu kränken. Nun könnt ihr gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die deine Arbeitsbedingungen verbessert und deine Motivation aufrechterhält.
6- Die nächsten Schritte planen
Verlasse den Meetingraum nicht, ohne einen klaren roten Faden für die kommenden Wochen erstellt zu haben. Für eine optimale Zusammenarbeit sollten alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben Priorität haben; ganz gleich, ob es sich darum handelt, Kundschaft zu kontaktieren, eine Präsentation zu entwerfen oder die Geschäftsführung zurate zu ziehen. Diese Checkliste geht mit einer genauen Terminplanung einher, damit du eine Übersicht über die künftigen Etappen hast. Nach der Sitzung kannst du eine detaillierte Zusammenfassung der geplanten Schritte erstellen und diese deinen Vorgesetzten zukommen lassen. Da sie einen vollen Terminplan haben und mehrere Projekte gleichzeitig managen, werden sie deine Initiative zu schätzen wissen – so haben sie einen praktischen Überblick zur Hand und müssen dich nicht erneut einberufen, um ihr Gedächtnis aufzufrischen.
