Nicht nur im Alltag, sondern vor allem im Job rast die Zeit oft nur so dahin. Der Grund? Unser Arbeitstag wird immer wieder durch E-Mails unterbrochen und wir haben einen stetig wachsenden Workload zu bewältigen. Viele Beschäftigte fühlen sich bereits bei der Ankunft im Büro mit Arbeit überhäuft – um nicht im Stress zu versinken, ist es nun an der Zeit, gegenzusteuern. Hier sind 7 praktische Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Job.
1- Ordne deine Aufgaben nach Priorität
Immer eins nach dem anderen! Gleich nach dem Aufstehen oder bei der Ankunft im Büro solltest du die Ziele festlegen, die du im Laufe deines Arbeitstags erreichen möchtest. To-do-Listen sind ein praktischer Helfer in Sachen Zeitmanagement – sie bieten die Möglichkeit, Aufträge nach Dringlichkeit zu ordnen und helfen dir dabei, den ganzen Tag über auf Kurs zu bleiben. Ein weiterer Pluspunkt: Die erledigten Projekte abzuhaken ist ein herrlich befriedigendes Gefühl!
2- Erkenne deine produktiven Hochphasen
Ein clever organisiertes Zeitmanagement ist gut und schön – perfekt wird es jedoch erst, wenn wir es in Einklang mit unserem inneren Rhythmus bringen. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Unser Körper und das Gehirn sind zu verschiedenen Tageszeiten unterschiedlich leistungsfähig. Wann genau wir zur Höchstform auflaufen, ist individuell unterschiedlich. Es liegt also an dir, die Zeitpunkte auszumachen, zu denen du dich geistig besonders fit fühlst und auch vor komplexen Aufgaben nicht zurückschreckst. Tätigkeiten, die unsere grauen Zellen nicht so sehr strapazieren, sollten wir während weniger leistungsstarken Phasen in Angriff nehmen.
3- Teile deine Arbeit in Zeitabschnitte
Schon einmal von der Pomodoro-Technik gehört? Francesco Cirillo entwickelte die Methode einst während seines Studiums. Sie besteht darin, die Arbeitszeit in einzelne Phasen zu unterteilen, um beim Erledigen der jeweiligen Aufträge eine Top-Leistung an den Tag zu legen. Das Prinzip ist simpel: Widme dich 25 Minuten lang einer bestimmten Aufgabe und gönne dir anschliessend eine 5-minütige Pause. Diese Art von Zeitmanagement stimuliert unsere Gehirnaktivität, da sie uns dazu anregt, während eines kürzeren Zeitraums besonders effizient zu arbeiten.
4- Erledige Aufgaben einzeln und nacheinander
Wir alle neigen dazu, uns im Büro zu verzetteln und sabotieren unsere Performance im Job damit oft selbst. Multitasking wirkt sich negativ auf die Produktivität am Arbeitsplatz aus und behindert uns dabei, unser volles Potenzial auszuschöpfen. Indem wir von einer Aktivität zur nächsten springen, ohne angefangene Dinge zu beenden, verlieren wir wertvolle Zeit – denn das Umschalten zwischen den einzelnen Aufgaben verlangt unserem Gehirn einiges an Leistung ab. Ein weiterer Nachteil: Unsere Motivation ist im Keller, wenn sich die unerledigten Aktenstapel auf dem Schreibtisch zusehends türmen.
5- Setze dir Deadlines
Die goldene Regel einer erfolgreichen Selbstorganisation: Fristen einhalten! Wenn wir einmal in Verzug geraten und um einen Aufschub für einen Auftrag bitten, geraten wir schnell in einen Teufelskreis, aus dem wir nur schwer wieder herauskommen. Jede Verspätung zieht schliesslich zwangsläufig eine weitere mit sich. Um angesichts wachsender Aktenberge nicht die Nerven zu verlieren, solltest du dir feste Deadlines mit ausreichend Spielraum setzen. Wenn du ein Projekt schon vor dem Abgabetermin erledigst, kannst du unerwartete Herausforderungen leichter in Angriff nehmen und zudem Pluspunkte bei deinen Vorgesetzten sammeln.
6- Gönne Smartphone und Co. eine Pause
Digitale Technologien sind inzwischen nicht nur ein wichtiger Bestandteil unseres Privatlebens, auch im Job sind sie allgegenwärtig – und können zu echten Zeitfressern werden. Wer von uns schielt nicht zum Handy hinüber, wenn es vibriert oder ein Nachrichtensignal ertönt? Widerstehe der Versuchung, indem du visuelle und akustische Benachrichtigungen ausschaltest. Im Laufe des Arbeitstags können wir uns ein oder zwei Zeitfenster einräumen, in denen wir das Smartphone checken. Sobald wir nicht mehr bei jedem Piepton am Handybildschirm kleben, arbeiten wir konzentrierter und kommen wesentlich schneller voran.
7- Nutze E-Mail-Automatisierung
Die moderne Technik bringt so einige Unannehmlichkeiten mit sich, sie kann sich jedoch auch positiv auf unseren Arbeitsalltag auswirken. Mithilfe bestimmter technischer Konfigurierungen wird dein Zeitmanagement besonders effektiv: Richte in deinem E-Mail-Postfach verschiedene Filter, den Versand von Standardnachrichten oder automatische Empfangsbestätigungen ein. Die cleveren Kniffe sorgen dafür, dass du dich völlig ungestört wichtigeren Aufgaben widmen kannst.
