Die Covid-19-Pandemie hat unsere bisherigen Arbeitsgewohnheiten gehörig auf den Kopf gestellt. Die meisten Unternehmen schenkten dem Homeoffice vor der Krise keine grössere Beachtung, inzwischen hat es sich jedoch dank seiner zahlreichen Vorteile bewährt gemacht: gesteigerte Produktivität, zufriedenere Angestellte und sogar Kostensenkungen für Vorgesetzte, die nun keine Büroräume mehr mieten müssen. Kein Wunder also, dass die Heimarbeit auch weiterhin auf dem Vormarsch bleiben wird. Beschäftigte haben sich diesem neuen Trend angepasst, insbesondere wenn es um Meetings geht – welche Regeln gilt es jedoch zu beachten, damit das Brainstorming auf Distanz ebenso reibungslos abläuft wie das gemeinsame Grübeln im Büro?
1) Herausforderungen klar formulieren
Damit beim Brainstorming von zu Hause nichts schiefgeht, solltest du zunächst deine Ziele und gewünschten Ergebnisse genau definieren, ganz wie du es beim klassischen Brainstorming tun würdest. Stelle sicher, dass das Thema auch wirklich die Mühe wert ist, die es braucht, um alle Angestellten zur gleichen Zeit am Bildschirm zu versammeln. Organisiere Gruppen-Sessions nur, wenn eine gemeinsame Reflexion notwendig ist, um einen Konsens oder Vorschläge zu finden; hier kann es sich zum Beispiel um neue Strategien zur Kundengewinnung handeln. Bei einem erfolgreichen Teammeeting sollten keine nebensächlichen Fragen auf dem Programm stehen, die sich per E-Mail klären liessen. Sendest du von Anfang an falsche Signale in puncto Brainstorming und dessen Stellenwert, wirst du bei deinen nächsten Online-Meetings das Nachsehen haben.
2) Teilnehmende sorgfältig auswählen
Der Erfolg deines Vorhabens basiert vor allem darauf, mit welcher Sorgfalt du die Beteiligten auswählst und für welche Entscheidungsträgerinnen, Influencer oder Sachverständigen du dich entscheidest. Achte darauf, den betreffenden Beschäftigten zu vermitteln, dass sie dem Brainstorming einen echten Mehrwert einbringen und eine wichtige Rolle spielen. Nur wenn diese Grundvoraussetzung erfüllt ist, kannst du auf das Engagement der Anwesenden zählen und dich auf einen produktiven Austausch freuen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeitenden nach ein paar Minuten ausklinken und nebenbei andere Aufgaben erledigen.
3) Digitale Tools mit einfachem Zugriff verwenden
Grundlage für ein gelungenes Brainstorming im Team: die passenden digitalen Hilfsmittel. Die Mitwirkenden sollen möglichst problemlos an der Session teilnehmen können und ihre Spontanität nicht beeinträchtigt werden. Spezielle High-Tech-Programme sind nicht nötig: Mural und Figma sind sinnvolle Optionen, aber auch Google Slides ist sehr gut für einen interaktiven Austausch geeignet. Diese Tools sind ausserordentlich bedienungsfreundlich und auf Gruppenarbeit ausgerichtet, das Teilen von Kommentaren und Ideen ist unkompliziert. Du kannst bereits im Voraus ein Dokument vorbereiten, in dem du den Mitwirkenden definierte Bereiche für ihre persönlichen Ideen zuweist – ganz gleich ob es sich um eine gemeinsame Excel-Tabelle, digitale Notizzettel auf Mural oder individuelle Folien in Google Slides handelt.
4) Vorbereitungsphase für ein Solo-Brainstorming einplanen
Deine Teammitglieder sind leistungsfähiger, wenn sie die Möglichkeit haben, vorab über das Thema eurer Brainstorming-Sitzung nachzudenken. Lasse ihnen im Vorhinein alle wesentlichen Informationen zukommen, entweder als Datei oder via Zugang zu kollaborativen Plattformen. Räume deinen Mitarbeitenden einen grosszügigen Spielraum ein und biete verschiedene Möglichkeiten zur Vorbereitung an: zum Beispiel einen privaten Bereich zum Ideen auflisten, einen Online-Thread für gemeinsamen Austausch, oder auch ein geteiltes Dokument, in dem Fragen hinterlegt werden können. Diese erste Solo-Phase verschafft dir nicht nur die Gelegenheit, sicherzustellen, dass alle Sharing-Tools einwandfrei funktionieren – sie garantiert ausserdem ein weitaus kreativeres Brainstorming.
5) Die Session attraktiv gestalten
Bei einem gemeinsamen Ideensammeln per Videokonferenz ist eine ordentliche Portion Enthusiasmus notwendig, um die Distanz zu überbrücken, die entsteht, wenn wir an unseren Bildschirmen in den eigenen vier Wänden sitzen. Bitte die Teilnehmenden darum, ihre Webcams anzulassen und ihre Mikrofone nur einzuschalten, wenn sie gerade sprechen. Mit einem geteilten Screen lässt sich Interaktion zwischen den Anwesenden fördern, da so alle sichtbar werden. Wenn du genaue Aufgaben vergibst, kannst du dich besser auf das Gespräch konzentrieren und die einzelnen Mitwirkenden bleiben während der gesamten Sitzung aufmerksam dabei – sofern du die Rollen im Laufe verschiedener Sitzungen immer wieder neu verteilst. Bestimme beispielsweise eine protokollführende Person, die die gesammelten Informationen zusammenfasst; ausserdem solltest du jemanden damit betrauen, während der Sitzung die Zeit im Auge zu behalten.
6) Die abschliessende Synthese verschieben
Folgt auf das gemeinsame Brainstorming per Videokonferenz prompt eine Auswertung, ist es mit der Motivation der Beteiligten schnell vorbei: vor allem am Ende der Session, wenn alle ihr Bestes gegeben haben und geistig erschöpft sind. Führe diesen nächsten Schritt stattdessen gesondert, mit einem kühlen Kopf, durch. So kannst du die Gruppenarbeit mit Abstand betrachten und eine konstruktivere Bilanz ziehen. Wie wäre es damit, die Teilnehmenden darum zu bitten, auch Vorschläge einzureichen, die ihnen im Anschluss an die Sitzung in den Sinn gekommen sind? Zu guter Letzt versendest du nun eine finale Zusammenfassung per E-Mail oder im internen Messaging-Service – natürlich nicht, ohne dich bei deinem Team für sein Engagement und seine Ideen zu bedanken.
