Il tempo scorre, la montagna di documenti sulla tua scrivania non diminuisce e non hai nemmeno il tempo di fare una pausa… È lo scenario peggiore di cui avresti potuto fare a meno, ma tutti l’abbiamo sperimentato in un momento o nell’altro. Infatti, l’89% degli impiegati non riesce a completare il proprio programma giornaliero e completa solo la metà dei compiti pianificati. Ma niente panico: ecco 6 consigli per migliorare la tua produttività e organizzazione sul lavoro.
Dare priorità ai compiti ad alto rendimento
Prima di tutto, un po’ di matematica: secondo la legge di Pareto, solo il 20% del lavoro fatto porta all’80% dei risultati desiderati. Questo dimostra quanto sia cruciale fissare i compiti da fare ogni giorno. Sta a voi scegliere quelli che vi sembrano i più importanti e i più fruttuosi in termini di efficienza dei dipendenti. In cima alla lista, si dovrebbe ovviamente mettere il lavoro urgente che non può più essere rimandato. Ma dovreste anche dedicare del tempo ai compiti importanti più brevi, che vi daranno la sensazione di realizzazione che tutti gli impiegati sognano alla fine della giornata. Il piccolo trucco che fa la differenza? Ricordatevi di tenere sempre una fascia oraria per gli imprevisti che possono sconvolgere anche il programma meglio organizzato.
Pianificare una quantità ragionevole di lavoro
Secondo lo psicologo Roy Baumeister, una singola persona si trova di fronte a circa 150 compiti da fare ogni giorno. Ammettiamolo, è una sfida impossibile da superare in ufficio o a casa, anche per quelli con l’impegno più incrollabile. La prova è nei numeri: secondo uno studio dello specialista della produttività iDoneThis, il 41% dei compiti sulla nostra to-do list non viene completato nel tempo stabilito. È qui che entra in gioco il principio 1-3-5, progettato per impostare obiettivi raggiungibili per voi. Il tuo programma dovrebbe includere un incarico principale che richiede molto tempo, tre compiti basilari che richiedono meno tempo e cinque compiti veloci, non prioritari. Questo equivale a ciò che un singolo dipendente è realmente in grado di fare durante la giornata lavorativa.
Utilizzare un planner di attività
Anche per chi lavora a distanza, i planner digitali rendono molto più facile gestire il proprio programma giornaliero. Da Google Keep a Evernote a Todoist, ti permettono di tenere traccia del lavoro che hai da fare quotidianamente e di avere una panoramica della settimana. Questi task manager sono la pietra angolare di ogni buona organizzazione e vi aiuteranno a non dimenticare nulla. Anche la versione cartacea della to-do list è molto utile. L’hai sempre a portata di mano e ti dà il piacere di poter cancellare ciò che è stato fatto. È un buon modo per vedere quanto bene stai andando in tempo reale, o per motivarti se non stai andando così bene.
Identificare le competenze da attivare
La dispersione è un terribile flagello per il nostro cervello. Per non esaurirlo troppo rapidamente, evitate di affrontare compiti che richiedono la mobilitazione di troppe competenze diverse allo stesso tempo. La cosa migliore da fare è raggruppare i compiti che richiedono competenze simili nella stessa fascia oraria. Questo vi aiuterà a lavorare più rapidamente e senza problemi.
Valutare il tuo potenziale di produttività
Ci sono così tanti fattori che influenzano il nostro livello di efficienza che non è sempre facile determinare il momento della giornata in cui siamo più produttivi. Detto questo, tutti noi abbiamo dei picchi di energia e vitalità che durano in media 90 minuti. Questi sono chiamati cicli ultradiani. Per alcuni, è la mattina. Per altri, è dopo il pranzo o il caffè del pomeriggio. Non esitare ad attingere alla tua esperienza per valutare il tuo potenziale di lavoro e non sovraccaricarti. Identificare le fasi e i cali di produttività imposti dal vostro orologio interno vi sarà tanto più vantaggioso in quanto sarete in grado di distribuire i compiti in base alla loro complessità.
Imparare a concentrarsi meglio
Una buona concentrazione ti renderà più veloce ed efficiente. Sta a te eliminare tutte le distrazioni che ti allontanano dal compito da svolgere. Come il CEO di Twitter Jack Dorsey, puoi creare una lista di cose da non fare per essere sicuro di rimanere concentrato: inviare email private, controllare i tuoi social network, rispondere al telefono alla suocera troppo chiacchierona, ecc. E perché non ascoltare musica strumentale? Secondo diversi studi, aumenta la concentrazione.
