Le riunioni di lavoro con il tuo capo fanno parte dei compiti che ogni buon dipendente deve svolgere. Non c’è modo di evitarlo! In effetti, sono cruciali per il buon funzionamento dei progetti e per la buona cooperazione tra i vari membri del team. Il problema è che spesso ci affidiamo al nostro supervisore per garantirne l’efficacia. Ma anche i dipendenti hanno un ruolo da svolgere per il loro successo. Ecco 6 consigli che ti aiuteranno ad avere successo in ogni incontro con il tuo manager.
1- Stabilire un’agenda chiara
Se si arriva a mani vuote senza aver svolto alcuna preparazione, è probabile che l’incontro con il proprio capo sia di breve durata e lasci tutti insoddisfatti. L’improvvisazione è il nemico numero uno di un debriefing di qualità tra collaboratori. Lo scopo della riunione deve essere chiaramente definito, così come i diversi argomenti da discutere. Se è il tuo superiore che ha richiesto questo incontro a tu per tu, non esitare a chiedergli quali sono i punti che desidera trattare per potersi organizzare meglio, portare i documenti necessari e redigere una riflessione preliminare. Se hai iniziato tu la riunione, manda un’e-mail al tuo manager per fornirgli un riassunto dell’ordine del giorno.
2- Esaminare le questioni in corso
Per iniziare al meglio una riunione, è una buona idea informare il tuo capo sull’andamento dei progetti, sui risultati ottenuti, sui ritardi o sui cambiamenti di direzione di certi progetti in risposta alle richieste dei clienti. Naturalmente, dovreste attenervi alle grandi linee e non entrare nei dettagli, col rischio di perdere tempo prezioso per argomenti che meritano di essere discussi più a fondo.
3- Affrontare i problemi
Questa discussione con il tuo superiore è un’opportunità ideale per affrontare le questioni problematiche relative al tuo lavoro. Questo approccio critico richiede ovviamente una certa preparazione da parte tua. Prima dell’incontro, elenca le difficoltà incontrate nella realizzazione dei tuoi progetti, come i ritardi amministrativi tra i vari dipartimenti, le carenze nel follow-up dei clienti, ecc. Puoi quindi utilizzare l’incontro per chiedere suggerimenti e rimediare a questi problemi. Il tuo capo si preoccupa della soddisfazione dei suoi dipendenti e del buon funzionamento dell’azienda e sarà desideroso di rispondere alle tue domande o di passarle ai suoi superiori. Sii proattivo avanzando delle proposte. Questa consultazione congiunta ti permetterà di trovare la migliore risposta alle disfunzioni interne.
4- Rispettare i tempi
Il problema dei colloqui con il tuo capo è che il tempo è spesso limitato perché tutti hanno un sacco di lavori da fare e appuntamenti da rispettare durante la giornata. Questo significa che non hai altra scelta che essere ben organizzato e ben preparato per evitare digressioni e per affrontare le questioni più urgenti. Se succede qualcosa di inaspettato, è meglio chiedere di rimandare l’incontro piuttosto che avere un incontro faccia a faccia approssimativo che non porterà a risultati positivi e richiederà… un nuovo appuntamento!
5- Rinnovare il proprio investimento nell’azienda
Questi incontri sono un’ottima opportunità per manifestare la tua motivazione e il tuo desiderio di progredire. Se sei interessato ad un altro settore dell’azienda o se vuoi assumere più responsabilità, parlane al tuo capo nel corso di una conversazione. Lui o lei sarà in grado di consigliarti sui corsi di formazione o di organizzare un incontro con il manager di un altro dipartimento. Allo stesso modo, se trovi il ritmo del tuo lavoro difficile da seguire, cogli l’opportunità di dirlo al tuo capo. Con tatto e diplomazia ovviamente, perché il tuo obiettivo è quello di non offenderlo. Potete pensare insieme al modo più adatto per migliorare le tue condizioni di lavoro e mantenerti sempre motivato.
6- Pianificare le prossime azioni
Non lasciare l’ufficio del tuo capo senza una chiara tabella di marcia per le prossime settimane. Per assicurare una cooperazione efficace, tutti devono sapere quali sono i loro compiti prioritari, sia che si tratti di contattare un cliente, preparare una presentazione o consultare il CEO. Questa checklist può essere accompagnata da un piano che ti darà una chiara visione dei passi da compiere. Dopo l’incontro, tieni un registro conciso delle azioni pianificate e fornisci una copia al tuo manager. Visti i suoi impegni e i vari progetti che deve portare avanti contemporaneamente, apprezzerà questa iniziativa che gli permetterà di avere un riassunto a portata di mano e di non doverti richiamare per rinfrescargli la memoria!
