Au quotidien, le temps nous file entre les doigts. Et au travail, c’est encore pire. En cause? Des journées professionnelles entrecoupées d’e-mails et un accroissement des tâches à effectuer. Si comme beaucoup, tu te sens débordé dès ton arrivée au bureau, il est urgent d’agir pour ne pas te laisser submerger par le stress. Voici 7 conseils pour optimiser ta gestion du temps de travail.
1- Hiérarchise les tâches
A chaque jour, sa tâche! La veille ou dès ton arrivée au bureau, définis les objectifs à atteindre durant ta journée de travail. Même si on y est parfois récalcitrant, la to-do-list a tout bon quand il s’agit de mieux s’organiser. Elle te permet d’établir l’ordre de priorité dans les dossiers à traiter et te fixe un cap pour la journée. Et quel plaisir de pouvoir biffer chaque tâche accomplie!
2- Identifie tes phases de pleine productivité
Avoir une excellente gestion de son temps de travail, c’est parfait, à condition d’être en phase avec son rythme circadien. De quoi s’agit-il? C’est tout simple : notre corps et notre cerveau se révèlent plus ou moins efficaces en fonction des moments de la journée. Ces pics de performance pouvant varier selon les individus, à toi de repérer les instants où tu as l’esprit plus alerte pour réaliser les tâches complexes. Réserve les travaux moins exigeants intellectuellement pour les moments où tu te sens moins productif.
3- Segmente ton travail
La méthode Pomodoro, tu connais? Initiée par Francesco Cirillo lorsqu’il était étudiant, elle consiste à organiser des séquences de travail chronométrées qui te garantissent d’être au top de la performance durant chaque tâche. Le principe est simple : consacre-toi pendant 25 minutes à un dossier, puis accorde-toi 5 minutes de pause. Cette gestion du temps de travail stimule l’activité cérébrale en poussant à travailler plus vite dans une durée réduite.
4- Concentre-toi sur une seule tâche à la fois
Rien de tel que de se disperser pour entraver le bon avancement de son travail. Le multitâche est l’ennemi de la productivité et il ne permet pas de mettre tout ton potentiel en action. En passant d’une activité à une autre sans en finir aucune, tu perds un temps précieux puisque ton cerveau a besoin de se remobiliser entre chaque tâche. Sans compter que ta motivation risque d’être amoindrie devant l’amoncellement de dossiers en cours.
5- Impose-toi des deadlines
Règle d’or pour mieux s’organiser: respecter les échéances. Car si tu commences à prendre du retard et à demander un report pour un projet, tu entres dans un cercle vicieux dont il te sera difficile de sortir. Tout retard en entraînera nécessairement un autre. Pour ne pas couler à pic sous l’urgence des dossiers à traiter, fixe-toi des échéances anticipatoires. En terminant ton travail à l’avance, tu pourras faire face aux imprévus tout en donnant entière satisfaction à tes supérieurs.
6- Limite l’usage des outils numériques
Les nouvelles technologies sont un atout indéniable aussi bien dans le cadre de la vie privée que professionnelle. Mais elles peuvent devenir terriblement chronophages si l’on n’y met pas bon ordre. Qui ne lorgne pas en direction de son smartphone quand il se met à vibrer ou bien de sa messagerie web quand elle signale la réception de mails? Résiste à la tentation en supprimant les alertes visuelles ou sonores et en te fixant des créneaux de consultation une à deux fois par jour. En n’étant plus sollicité en permanence, tu seras davantage concentré et gagneras un temps considérable dans ton travail.
7- Automatise certaines fonctions de ta messagerie
Si les technologies ont leurs désagréments, elles présentent aussi certains avantages qui contribuent à la satisfaction de tout employé. La gestion du temps de travail peut en effet être grandement améliorée grâce à la mise en place de règles dans ta boîte d’e-mails, de messages-types ou d’accusés de réception automatiques. Ne te prive pas de ces petites astuces qui te permettront de te consacrer à des tâches plus importantes.
